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财务管理者推动差旅合规化的三大法则

  作为企业支出的第二大可控成本,企业差旅费用的管控变得日益重要,但是差旅工作的日常管理复杂繁琐,让财务管理者消耗了大量的精力,差旅费控中预算超支、虚假报销、虚假发票等问题一直难以彻底解决,成为财务人员头痛的难题。Forrester咨询公司经过调查发现,中国财务管理者对合规性需求极为突出,68%的管理者期望差旅和费用管理解决方案能够帮助他们的员工更好地遵守相关政策。

  财务管理者需求的背后,反映出中国企业对智慧化差旅管理系统发展的迫切。随着智慧财务时代的到来,基础的核算整理工作将被智能化系统取代,人力将被投入到管理、分析等更深层次的工作中,智慧财务系统也需要与智慧差旅管理系统进行对接融合。以鲸力商旅为代表的大数据智慧化差旅管理系统,通过大数据与智能算法在差旅管理的应用,为中国企业提供更加强大的差旅合规“引擎”,为财务管理者提供更加清晰的全局视角,可以通过多维度、实时的数据,知晓企业差旅费用的合规与成本情况,在确保员工预订行为匹配公司差旅政策的同时,也可以通过数据改善差旅政策和员工预订行为,建立双向促进机制,保障企业差旅的合规化。

  差旅合规 先从差旅预算合理化开始

  以往财务人员会将大量时间消耗在核对员工的差旅预订行为是否符合企业的差旅政策,但是超支预算行为却无法避免发生,其背后的本质原因在于,传统“一刀切”的差旅管理政策本身并不合理,导致了不合规行为难以根除,因此推动差旅合规,首先要从差旅预算的合理化开始。

  “不合理性”主要体现在,中国大多数企业往往基于员工的岗位级别设定差旅预算标准,标准制定时都是凭经验判断而非数据支撑,差旅预算标准与市场实际情况并不同步。员工出行的目的城市差旅价格基于不同日期、时间、区域会有较大波动。差旅预算一旦不足,会导致员工不合规行为的出现,尤其是新生代员工更注重出行的舒适体验,而差旅预算过高则会为企业带来差旅费用的浪费。“一刀切”的差旅政策也缺乏灵活性,如一些企业会规定某些级别的员工只能乘坐高铁出行,当同时段机票价格更低时,这种差旅政策只会导致企业费用成本及员工时间成本的增加。

  为此,鲸力在业界首家提出“鲸准预算”服务,以大数据与智能算法,推动企业差旅预算标准的合理化、灵活化,构建以员工体验为中心的智慧化差旅管理体系。员工输入出差计划后,鲸力会基于企业出行大数据获得企业管理偏好、员工出行偏好,并连接多供应商实时数据,为员工的单次出行生成最合理的个性化预算标准。财务管理者不再是单方面出于企业成本节约与管理便捷的角度来进行差旅政策制定,而是通过新技术了解和预测员工的需求,将员工需求反映到差旅政策制定中,满足员工的期望,让员工可以提高工作效率和费用管理的满意度,从而更积极的遵守企业规定。“鲸准预算”服务由于为企业提供最合理的预算和最优出行方案,也可以为企业带来差旅成本的最大化节约。

  增强自动化合规管理 提升差旅管理效能

  差旅消费产生的零散发票量大,提报、审核、入账工作繁琐耗时,财务难以辨别发票真实性,无法保障费用合理性,无法实时掌控费用使用情况。鲸力商旅通过在差旅管理中增加自动化程度,减少人为介入带来的失误,减少纸质记录及票据的数量,推行自动化的差旅合规管理,提高差旅管理的效能。

  1、员工差旅政策执行合规化

  以往财务人员只能在员工报销时才能发现违规行为,鲸力着力推动企业差旅“事后算账”向“事前审核、事中控制”的模式转变,从差旅申请阶段即可消除违规行为。

  对于使用“鲸准预算”服务的企业,由于“鲸准预算”先依据企业出行大数据加多供应商实时数据,生成个性化预算标准,员工在系统出具的预算标准之内即可进行预订,财务人员无需再一一比对差旅预订行为是否匹配差旅政策,也省去了事后核对的流程。

  对于不希望使用“鲸准预算”服务的的企业,鲸力可以帮助企业在系统中提前设置各类差旅制度的规范,员工只需按照流程在线上执行,一旦不符合差旅政策,系统将会及时预警告知,避免员工违规行为的发生。差旅管理系统中的每一笔差旅记录将清晰备案,有据可循,大大节约财务人员核算的时间。

  2、票据凭证合规化

  差旅报销中的虚假票据一直是财务管理者头疼的问题。鲸力系统可基于员工上传的票据,检验发票的真实性,对于存在风险的发票进行特殊标记,并通知财务人员进行关注,无需财务人员进行每票核对,在保证票据合规的同时大大减轻人力。鲸力系统将票据的合规验证从人工审核变成系统识别,由事后挪到事前,增强票据合规性,提升处理的效率。

  打破数据孤岛 实现全流程信息透明化

  以往企业与多家TMC供应商建立差旅预订合作关系后,各家TMC数据相互独立,且差旅审批数据无法进行实时的一一匹配,导致财务对账过程十分漫长,耗时耗力。鲸力帮助企业连通多家TMC,统一进行在线预订并进行订单分发,服务由TMC 完成,数据在鲸力系统实现整合,这样可以将行程信息、实际差旅花费进行综合记录和分析,并将最终花费结果导入企业财务系统中,方便财务人员全面掌握差旅情况并且能够实现快速对账。

  对于已经与多家TMC合作的企业,鲸力可提供对账支持,记录供应商行程记录,帮助财务人员与供应商账单进行快速比对;同时还可提供一张行程汇总单和一组行程单,让审批、退改签等操作一目了然,方便财务人员检查差旅信息是否合规。

  对于还没有使用TMC进行服务的企业,鲸力可通过平台为企业推荐TMC供应商,并将每月对账流程简化为“三个一”,即一张对账单、一张行程汇总单和一张大发票,帮助财务人员快速对账,快速检查合规性,并用一张大票解决发票问题。

  通过连通数据,鲸力商旅可与企业客户的OA系统、HR系统、报销系统、TMC系统进行连接,实现从预订申请到差旅报销的全流程数据连通与透明化,让财务管理者可以进行实时跟踪和财务分析,更清晰的了解差旅开支情况。

  结语:近日发布的《2018中国企业财资管理白皮书》指出,超过70%的企业CFO们认为企业财资管理必须发挥主动价值创造的作用,成为企业战略制定的深度参与者,更好的支持企业在数字化时代的竞争。智慧化差旅管理系统正是为了满足财务管理者实现“价值创造型”管理的需求,从传统经验型的管理升级为更智慧化的精准数据管理,不仅利用数据分析工具来预测发现财务支出风险与违规行为,更为管理层提供科学的决策判断依据,让差旅行为朝着更合理合规的方向发展,并获得员工的信任与支持。

【来源: 】(责任编辑:梁 宁)

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